Beurkundungen und Beglaubigungen im Online-Verfahren

Wir bieten Ihnen an, bei bestimmten Beurkundungen und Beglaubigungen  über das von der Bundesnotarkammer betriebene Videokommunikationssystem online vorzunehmen. Die Beurkundung erfolgt auf Grundlage des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) durch einen Notar Ihrer Wahl im zuständigen Amtsgerichtsbezirk. Wir sind für Sie örtlich zuständig, wenn sich der Sitz/Wohnort der Gesellschaft, des Vertretungsorgans oder eines Gesellschafters in Aachen, Alsdorf, Baesweiler, Herzogenrath, Roetgen oder Würselen befindet (in besonderen Fällen auch darüber hinaus im gesamten Landgerichtsbezirk Aachen).

Die Gesellschaft kann ihren Satzungssitz unabhängig vom tatsächlichen Verwaltungssitz frei wählen: Ein Gesellschafter aus Köln kann somit in einer Online-Beurkundung vor einem Notar in Aachen eine GmbH mit einer düsseldorfer Geschäftsanschrift und einem Geschäftsführer aus Bonn gründen, wenn lediglich der Satzungssitz der Gesellschaft in Aachen ist.

In welchen Vorgänge ist das Online-Verfahren zulässig?

Das Online-Verfahren ist nach derzeitiger Gesetzeslage ausschließlich für folgende Vorgänge zugelassen:

• Beurkundungen zur Gründung einer GmbH bzw. einer UG (haftungsbeschränkt), und auch einstimmig gefasste Beschlüsse für Satzungsänderungen. 
• Beurkundungen einstimmig gefasster GmbH-Gesellschafterbeschlüsse
• Beglaubigungen für sämtliche Handelsregisteranmeldungen, Partnerschafts- und Genossenschafts- und Vereinsregisteranmeldungen.

Welche technische Teilnahmevoraussetzungen müssen Sie erfüllen?

Zunächst müssen Sie sich über die Internetplattform der Bundesnotarkammer unter www.onlineverfahren.notar.de für die Teilnahme am notariellen Online-Verfahren registrieren.

Für die Teilnahme am Online-Verfahren ist auf Bürgerseite zwei Geräte erforderlich:

• Computer oder Laptop mit Webcam (Auflösung mindestens 480p), Ton/Mikrofon (Standard-Hardware), Internetverbindung (mindestens 6 Mbit/s). Hierüber erfolgt die Videokonferenzu mit dem Notar.
• und ein Smartphone (IOS oder Androis) mit Mobilfunkempfang, NFC-Schnittstelle und die App “Notar”. Das Smartphone wird zur Identifikation benötigt, um die eID und das elektronisch gespeicherte Lichtbild auszulesen. NFC-Schnittstellen sind in den meisten Smartphones seit 2015 standardmäßig verbaut. Eine Liste geeigneter Smartphones findet sich unter https://www.ausweisapp.bund.de/mobile-geraete . Für die Teilnahme am Online-Verfahren muss auf dem Smartphone die von der Bundesnotarkammer entwickelte App “Notar” installiert werden, die im Google Play Store und im App Store kostenlos zur Verfügung steht.

Welche Ausweisdokumente sind erforderlich?

Zur rechtssicheren Identifizierung sieht das Gesetz für das Online-Verfahren zwei Faktoren vor:

Die Beteiligten müssen sich zum einen über einen elektronischen Identitätsnachweis (eID) ausweisen. Zum anderen muss aus einem Ausweisdokument ein elektronisches Lichtbild übermittelt werden, das der Notar mit dem Erscheinungsbild der Beteiligten vergleicht. Um an einer Online-Beurkundung/Beglaubigung teilnehmen zu können, müssen ein oder mehrere Ausweisdokumente vorhanden sein, die – ggf. in Kombination – diese beiden Funktionen unterstützen.

Für den ersten Schritt der Identifizierung, das Auslesen der eID, können folgende Ausweisdokumente genutzt werden:

• Deutscher Personalausweis mit aktivierter Online-Funktion nebst der Ihnen von der Ausstellungsbehöride mitgeteilten Ausweis-PIN (Alternativ auch elektronischer Aufenthaltstitel oder Unionsbürgerkarte).
• Anerkannte Ausweisdokumente anderer EU-Staaten mit eID auf dem Sicherheitsniveau „hoch“. Dies trifft gegenwärtig auf bestimmte Ausweisdokumente aus Belgien, Estland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Niederlande, Portugal, Slowakei, Spanien und Tschechien zu. Die Notar-App sowie die von der Bundesnotarkammer betriebene Internetplattform wird den Bürgerinnen und Bürgern ermöglichen, die Geeignetheit ihrer Ausweisdokumente vorab zu testen. Elektronische Identifizierungsmittel von Drittstaaten können zum Auslesen der eID nicht verwendet werden.

Für den zweiten Schritt der Identifizierung, das Auslesen des elektronisch gespeicherten Lichtbildes, können u.a. folgende Ausweis- und Passdokumente genutzt werden:

• Deutscher Personalausweis mit Ausstellungsdatum ab 2. August 2021 oder deutscher Reisepass (auch ältere!) oder
• elektronischer Aufenthaltstitel (Letztere unabhängig vom Ausstellungsdatum);
• Reisepass aus einem anderen der 30 EWR-Staaten (EU-Mitgliedstaaten zzgl. Island, Liechtenstein und Norwegen) sowie Ausweis- und Reisepassdokumente aus zahlreichen Drittstaaten, die einer automatisierten Echtheits-, Gültigkeits- und Sicherheitsüberprüfung durch die Bundesnotarkammer zugänglich sind. Bürgerinnen und Bürger aus Drittstaaten können bei der technischen Support-Hotline der Bundesnotarkammer erfragen, ob ihr konkretes Dokument für den zweiten Identifikationsschritt verwendet werden kann.

Wenn Sie dem Notar bereits persönlich bekannt und bereits früher identifiziert worden sind, kann wie in der Präsenzwelt auf einen Lichtbildabgleich verzichtet werden. Die eID wird jedoch auch in diesem Fall benötigt (1. Schritt). In diesem Fall können Sie das Online-Verfahren somit auch mit einem älteren Personalausweis nutzen.

Praktischerer Ablauf des Online-Verfahrens

Ein notarielles Online-Verfahren kann sowohl bürgerseitig als auch notarseitig gestartet werden:

Am einfachsten ist es, wenn Sie uns zunächst unmittelbar per Telefon oder E-Mail kontaktieren. Wir werden Ihnen dann einen Einladungslink senden, über den Sie sich mit Ihrer eID auf der Internetplattform der Bundesnotarkammer www.notar.de/online-verfahren registrieren und später an der Videokonferenz teilnehmen können. Dort finden Sie weitere Informationen zum Registrierungsvorang. Im Rahmen der Registrierung wird mithilfe der kostenlos auf Ihr Smarphone herunterzulandenden Notar-App Ihre eID aus einem geeigneten Ausweisdokument (siehe oben) ausgelesen.

Die weitere Kommunikation kann auf herkömmliche Art (E-Mail, Telefon etc.) erfolgen oder über die eigens hierfür vorgesehene Chat-Funktion der Internetplattform. Auch der Entwurf der Urkunde kann – wenn gewünscht – über die Plattform übermittelt werden. Ist die Vorbereitung abgeschlossen, wird ein Termin für die Videokonferenz vereinbart.

In der Videokonferenz werden die Beteiligten anhand der ausgelesenen eID-Daten sowie anhand des ausgelesenen Lichtbildes durch den Notar identifiziert. Das elektronische Dokument wird verlesen und dessen Inhalt erläutert und es werden ggf. letzte Änderungen vorgenommen. Abschließend wird das Dokument durch die Beteiligten sowie durch den  Notar jeweils mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Die Beteiligten erhalten hierfür eine SMS-TAN auf ihr Smartphone und geben diese auf der Internetplattform ein, wodurch sie (ohne die Notwendigkeit einer Signaturkarte oder eines Kartenlesegeräts) eine Fernsignatur auslösen, die die Unterschrift ersetzt.

Welche zusätzlichen Gebühren fallen für das Online-Verfahren an?

Neben den gesetzlichen Gebühren für das Beurkundungs- bzw. Beglaubigungsverfahren fällt für das Online-Verfahren eine Auslagenpauschalen in Höhe von 25 Euro pro Online-Beurkundung und 8 Euro pro Online-Beglaubigung an.