Online-Beurkundung/Beglaubigung

Beurkundungen und Beglaubigungen im Online-Verfahren

Wir bieten Ihnen an, bei bestimmten Beurkundungen und Beglaubigungen  über das von der Bundesnotarkammer betriebene Videokommunikationssystem online vorzunehmen. Die Beurkundung erfolgt auf Grundlage des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) durch einen Notar Ihrer Wahl im zuständigen Amtsgerichtsbezirk. Wir sind für Sie örtlich zuständig, wenn sich der Sitz/Wohnort der Gesellschaft 1, des Vertretungsorgans oder eines Gesellschafters in Aachen, Alsdorf, Baesweiler, Herzogenrath, Roetgen oder Würselen befindet (in besonderen Fällen auch darüber hinaus im gesamten Landgerichtsbezirk Aachen).

Aufgrund der besonderen Sicherheitsanforderungen, die ein online-Beurkundungsverfahren erfüllen muss, ist das Verfahren nicht unkompliziert. Der Aufwand ist vergleichbar mit der Online-Eröffnung eines Bankkontos. Wir empfehlen das Verfahren daher nur, wenn Sie sich hierdurch eine längere Anreise ins Notariat ersparen möchten oder das Online-Verfahren häufiger in Anspruch nehmen möchten.

In welchen Vorgänge ist das Online-Verfahren zulässig?

Das Online-Verfahren ist nach derzeitiger Gesetzeslage ausschließlich für folgende Vorgänge zugelassen:

  • Beurkundungen zur Gründung einer GmbH bzw. einer UG (haftungsbeschränkt), und auch einstimmig gefasste Beschlüsse für Satzungsänderungen. 
  • Beurkundungen einstimmig gefasster GmbH-Gesellschafterbeschlüsse
  • Beglaubigungen für sämtliche Handelsregisteranmeldungen, Partnerschafts- und Genossenschafts-, Vereinsregister und Gesellschaftsregisteranmeldungen.

Welche technische Teilnahmevoraussetzungen müssen Sie erfüllen?

Zunächst müssen Sie sich über die Internetplattform der Bundesnotarkammer unter www.onlineverfahren.notar.de für die Teilnahme am notariellen Online-Verfahren registrieren.

Für die Teilnahme am Online-Verfahren ist auf Bürgerseite zwei Geräte erforderlich:

  • Computer/Laptop/Tablet mit Webcam 2. Hierüber erfolgt die Videokonferenz mit dem Notar.
  • ein übliches Smartphone3. Das Smartphone wird zur Identifikation benötigt, um die eID und das elektronisch gespeicherte Lichtbild auszulesen. Für die Teilnahme am Online-Verfahren muss auf dem Smartphone die von der Bundesnotarkammer entwickelte App „Notar“ installiert werden, die im Google Play Store und im App Store kostenlos zur Verfügung steht.

Welche Ausweisdokumente sind erforderlich?

Zur rechtssicheren Identifizierung sieht das Gesetz für das Online-Verfahren zwei Faktoren vor:

Die Beteiligten müssen sich zum einen über einen elektronischen Identitätsnachweis (eID) ausweisen. Zum anderen muss aus einem Ausweisdokument ein elektronisches Lichtbild übermittelt werden, das der Notar mit dem Erscheinungsbild der Beteiligten vergleicht. Um an einer Online-Beurkundung/Beglaubigung teilnehmen zu können, müssen ein oder mehrere Ausweisdokumente vorhanden sein, die – ggf. in Kombination – diese beiden Funktionen unterstützen.

Im ersten Schritt übermitteln Sie dem Notariat zur Identifizierung Ihre Personalien elektronisch durch Auslesen Ihres elektronischen Identitätsnachweises (eID). Hierfür benötigen Sie einen deutschen Personalausweis mit aktiver Online-Funktion nebst der Ihnen von der Ausstellungsbehörde mitgeteilten Ausweis-PIN. 4

Im zweiten Schritt übermitteln Sie dem Notariat zur Identifizierung das auf dem Ausweisdokument gespeicherte elektronische Lichtbild). Hierfür können Sie Ihren deutschen Personalausweis mit Ausstellungsdatum ab 02. August 2021 (!) oder Ihren Reisepass (auch wenn diese älter ist) nutzen. 5 Wenn Sie dem Notar bereits persönlich bekannt und bereits früher identifiziert worden sind, kann wie in der Präsenzwelt auf einen Lichtbildabgleich verzichtet werden. Die Übermittlung Ihrer eID (1. Schritt) ist jedoch auch in diesem Fall erforderlich. Wenn Sie dem Notar persönlich bekannt sind können Sie das Online-Verfahren somit auch mit einem älteren Personalausweis mit Ausweis-PIN nutzen.

Praktischerer Ablauf des Online-Verfahrens

Ein notarielles Online-Verfahren kann sowohl bürgerseitig als auch notarseitig gestartet werden:

Am einfachsten ist es, wenn Sie uns zunächst unmittelbar per Telefon oder E-Mail kontaktieren. Für die Übermittlung Ihrer Daten nutzen Sie bitte unser Formular: Daten für GmbH-Gründung (Datei wird im PDF-Format geladen). Wir werden Ihnen dann einen Einladungslink senden, über den Sie sich auf Ihrem PC/Notebook/Tablet auf der Internetplattform der Bundesnotarkammer www.notar.de/online-verfahren registrieren und später an der Videokonferenz teilnehmen können. Dort finden Sie weitere Informationen zum Registrierungsvorgang. Im Rahmen der Registrierung wird mithilfe der kostenlos auf Ihr Smartphone herunterzuladenden Notar-App Ihre eID aus einem geeigneten Ausweisdokument (siehe oben) ausgelesen; an dieser Stelle sollten Sie vorab auch die elektronische Auslesbarkeit des Lichtbildes prüfen.

Die weitere Kommunikation kann auf herkömmliche Art (E-Mail, Telefon etc.) erfolgen oder über die eigens hierfür vorgesehene Chat-Funktion der Internetplattform. Auch der Entwurf der Urkunde kann – wenn gewünscht – über die Plattform übermittelt werden. Ist die Vorbereitung abgeschlossen, wird ein Termin für die Videokonferenz vereinbart.

In der Videokonferenz (auf Ihrem PC/Notebook/Tablet) werden die Beteiligten anhand der ausgelesenen eID-Daten sowie anhand des ausgelesenen Lichtbildes durch den Notar identifiziert. Das elektronische Dokument wird verlesen und dessen Inhalt erläutert und es werden ggf. letzte Änderungen vorgenommen. Abschließend wird das Dokument durch die Beteiligten sowie durch den  Notar jeweils mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Die Beteiligten erhalten hierfür eine SMS-TAN auf ihr Smartphone und geben diese auf der Internetplattform ein, wodurch sie (ohne die Notwendigkeit einer Signaturkarte oder eines Kartenlesegeräts) eine Fernsignatur auslösen, die die Unterschrift ersetzt.

Welche zusätzlichen Gebühren fallen für das Online-Verfahren an?

Neben den gesetzlichen Gebühren für das Beurkundungs- bzw. Beglaubigungsverfahren fällt für das Online-Verfahren eine Auslagenpauschalen in Höhe von 25 Euro pro Online-Beurkundung und 8 Euro pro Online-Beglaubigung an.

  1. Die Gesellschaft kann ihren Satzungssitz unabhängig vom tatsächlichen Verwaltungssitz frei wählen: Ein Gesellschafter aus Köln kann somit in einer Online-Beurkundung vor einem Notar in Aachen eine GmbH mit einer düsseldorfer Geschäftsanschrift und einem Geschäftsführer aus Bonn gründen, wenn lediglich der Satzungssitz der Gesellschaft in Aachen ist. ↩︎
  2. Auflösung mindestens 480p), Ton/Mikrofon (Standard-Hardware), Internetverbindung (mindestens 6 Mbit/s) ↩︎
  3. IOS oder Android mit Mobilfunkempfang, NFC-Schnittstelle. Eine Liste geeigneter Smartphones findet sich unter https://www.ausweisapp.bund.de/mobile-geraete ↩︎
  4. Ausländische Staatsangehörige können Ihre eID übermitteln durch elektronischen Aufenthaltstitel oder Unionsbürgerkarte oder anerkannte Ausweisdokumente anderer EU-Staaten mit eID auf dem Sicherheitsniveau „hoch“. Dies trifft gegenwärtig auf bestimmte Ausweisdokumente aus Belgien, Estland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Niederlande, Portugal, Slowakei, Spanien und Tschechien zu. Elektronische Identifizierungsmittel von Drittstaaten können zum Auslesen der eID nicht verwendet werden. ↩︎
  5. Ausländische Staatsangehörige können Ihren Lichtbild elektronisch übermitteln mittels elektronischem Aufenthaltstitel (Letztere unabhängig vom Ausstellungsdatum), Reisepass aus einem anderen der 30 EWR-Staaten (EU-Mitgliedstaaten zzgl. Island, Liechtenstein und Norwegen) sowie Ausweis- und Reisepassdokumente aus zahlreichen Drittstaaten, die einer automatisierten Echtheits-, Gültigkeits- und Sicherheitsüberprüfung durch die Bundesnotarkammer zugänglich sind. Bürgerinnen und Bürger aus Drittstaaten können bei der technischen Support-Hotline der Bundesnotarkammer erfragen, ob ihr konkretes Dokument für den zweiten Identifikationsschritt verwendet werden kann. ↩︎