Online-Verfahren

Beurkundungen und Beglaubigungen im Online-Verfahren.

Wir bieten Ihnen an, bei bestimmten Beurkundungen und Beglaubigungen  über das von der Bundesnotarkammer betriebene Videokommunikationssystem online vorzunehmen. Die Beurkundung erfolgt auf Grundlage des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) durch einen Notar Ihrer Wahl:

In welchen Vorgänge ist das Online-Verfahren zulässig?

Das Online-Verfahren ist nach derzeitiger Gesetzeslage ausschließlich für folgende Vorgänge zugelassen:

  • Beurkundungen zur Gründung einer GmbH bzw. einer UG (haftungsbeschränkt) ohne Sacheinlage, einschließlich der im Rahmen der Gründung gefassten Beschlüsse der Gesellschafter (etwa zur Bestellung eines Geschäftsführers) (§ 2 Abs. 3 Satz 1 GmbHG) (ab 01.08.2023 auch einstimmig gefasste Beschlüsse für Satzungsänderungen sowie Gründungen mit Sacheinlage). 
  • Beglaubigungen für sämtliche Handelsregisteranmeldungen, Partnerschafts- und Genossenschaftsenmeldungen (ab 01.08.2023 auch Vereinsregisteranmeldung).

Welche technische Teilnahmevoraussetzungen müssen Sie erfüllen?

Zunächst müssen Sie ich über die Internetplattform der Bundesnotarkammer unter www.onlineverfahren.notar.de für die Teilnahme am notariellen Online-Verfahren registrieren

Für die Teilnahme am Online-Verfahren ist auf Bürgerseite notwendig:

  • Computer oder Laptop mit Webcam (Auflösung mindestens 480p), Ton/Mikrofon (Standard-Hardware), Internetverbindung (mindestens 6 Mbit/s),
  • und ein Smartphone (IOS oder Androis) mit Mobilfunkempfang, NFC-Schnittstelle und die App „Notar“.

Das Smartphone wird benötigt, um die eID und das elektronisch gespeicherte Lichtbild auszulesen. NFC-Schnittstellen sind in den meisten Smartphones seit 2015 standardmäßig verbaut. Eine Liste geeigneter Smartphones findet sich unter https://www.ausweisapp.bund.de/mobile-geraete . Für die Teilnahme am Online-Verfahren muss auf dem Smartphone die von der Bundesnotarkammer entwickelte App „Notar“ installiert werden, die ab 1. August 2022 im Google Play Store und im App Store kostenlos zur Verfügung stehen wird.

Welche Ausweisdokumente sind erforderlich?

Zur rechtssicheren Identifizierung sieht das Gesetz für das Online-Verfahren zwei Faktoren vor:

Die Beteiligten müssen sich zum einen über einen elektronischen Identitätsnachweis (eID) ausweisen.

Zum anderen muss aus einem Ausweisdokument ein elektronisches Lichtbild übermittelt werden, das der Notar mit dem Erscheinungsbild der Beteiligten vergleicht.

Um an einer Online-Beurkundung/Beglaubigung teilnehmen zu können, müssen ein oder mehrere Ausweisdokumente vorhanden sein, die – ggf. in Kombination – diese beiden Funktionen unterstützen.

Für den ersten Schritt der Identifizierung, das Auslesen der eID, können folgende Ausweisdokumente genutzt werden:

  • Deutscher Personalausweis, elektronischer Aufenthaltstitel oder Unionsbürgerkarte mit aktivierter Online-Funktion, jeweils nebst der Ihnen von der Ausstellungsbehörde mitgeteilten Ausweis-PIN.
  • Anerkannte Ausweisdokumente anderer EU-Staaten mit eID auf dem Sicherheitsniveau „hoch“. Dies trifft gegenwärtig auf bestimmte Ausweisdokumente aus Belgien, Estland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Niederlande, Portugal, Slowakei, Spanien und Tschechien zu. Die Notar-App sowie die von der Bundesnotarkammer betriebene Internetplattform wird den Bürgerinnen und Bürgern ermöglichen, die Geeignetheit ihrer Ausweisdokumente vorab zu testen. Elektronische Identifizierungsmittel von Drittstaaten können zum Auslesen der eID nicht verwendet werden.

Für den zweiten Schritt der Identifizierung, das Auslesen des elektronisch gespeicherten Lichtbildes, können u.a. folgende Ausweis- und Passdokumente genutzt werden:

  • Deutscher Personalausweis mit Ausstellungsdatum ab 2. August 2021, deutscher Reisepass (auch ältere!) oder
  • elektronischer Aufenthaltstitel (Letztere unabhängig vom Ausstellungsdatum);
  • Reisepass aus einem anderen der 30 EWR-Staaten (EU-Mitgliedstaaten zzgl. Island, Liechtenstein und Norwegen) sowie Ausweis- und Reisepassdokumente aus zahlreichen Drittstaaten, die einer automatisierten Echtheits-, Gültigkeits- und Sicherheitsüberprüfung durch die Bundesnotarkammer zugänglich sind. Bürgerinnen und Bürger aus Drittstaaten können bei der technischen Support-Hotline der Bundesnotarkammer erfragen, ob ihr konkretes Dokument für den zweiten Identifikationsschritt verwendet werden kann.

Wenn Sie dem Notar bereits persönlich bekannt und bereits früher identifiziert worden sind, kann wie in der Präsenzwelt auf einen Lichtbildabgleich verzichtet werden. Die eID wird jedoch auch in diesem Fall benötigt (1. Schritt). In diesem Fall können Sie das Online-Verfahren somit auch mit einem älteren Personalausweis nutzen.

Berater und sonstige Dritte, die der Urkundstätigkeit nur beiwohnen, ohne identifiziert werden zu müssen oder die elektronische Niederschrift zu signieren, können bereits nach der bloßen Registrierung auf der Internetplattform an einer Videobeurkundung teilnehmen. Sie benötigen weder die Notar-App noch ein gültiges Ausweisdokument.

Praktischer Ablauf eines Online-Verfahrens

I. Ablauf eines reinen Online-Verfahrens

Ein notarielles Online-Verfahren kann sowohl bürgerseitig als auch notarseitig gestartet werden:

Bürger, die sich für ein notarielles Online-Verfahren interessieren, finden auf der Internetplattform www.notar.de/online-verfahren  zunächst allgemeine Informationen und Erklärfilme und können dort mit wenigen Klicks ein neues Online-Verfahren starten. Im Rahmen der Registrierung wird mithilfe der kostenlos auf das Smartphone herunterzuladenden Notar-App die eID aus einem geeigneten Ausweisdokument der Bürgerin oder des Bürgers ausgelesen. Sie können anschließend einige Eckdaten zum Sachverhalt eingeben, ihr Anliegen in eige-nen Worten schildern, optional Dokumente hochladen, eine zuständige Notarin oder einen zuständigen Notar auswählen und den Vorgang an das Notarbüro übermitteln.

Der Notar erhält dann über seine Notariats-Software Zugang zu den bürgerseitig eingegebenen Vorgangsdaten. Die Kommunikation mit den Beteiligten kann auf herkömmliche Art (E-Mail, Telefon etc.) erfolgen oder über die eigens hierfür vorgesehene Chat-Funktion der Notariats-Software. Auch der Entwurf der Urkunde kann – wenn gewünscht – über die Plattform übermittelt werden. Ist die Vorbereitung abgeschlossen, wird ein Termin für die Videokonferenz vereinbart.

In der Videokonferenz werden die Beteiligten anhand der ausgelesenen eID-Daten sowie anhand des ausgelesenen Lichtbildes durch den Notar identifiziert. Das elektronische Dokument wird verlesen und dessen Inhalt erläutert und es werden ggf. letzte Änderungen vorgenommen. Abschließend wird das Dokument durch die Beteiligten sowie durch den  Notar jeweils mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Die Beteiligten erhalten hierfür eine SMS-TAN auf ihr Smartphone und geben diese auf der Internetplattform ein, wodurch sie (ohne die Notwendigkeit einer Signaturkarte oder eines Kartenlesegeräts) eine Fernsignatur auslösen.

Wenn Sie ein notarielles Online-Verfahren wünschen, können Sie sich aber auch unmittelbar an uns per Telefon oder E-Mail wenden. Wir werden Ihnen dann einen Einladungslink, um sich mit Ihrer eID registrieren zu lassen und anschließend an der Videokonferenz teilnehmen. Der weitere Verfahrensablauf entspricht dem vorstehend geschilderten.

Welche zusätzlichen Gebühren fallen für das Online-Verfahren an?

Neben den gesetzlichen Gebühren für das Beurkundungs- bzw. Beglaubigungsverfahren fällt für das Online-Verfahren eine Auslagenpauschalen in Höhe von 25 Euro pro Online-Beurkundung und 8 Euro pro Online-Beglaubigung an.